Instytucja Zarządzająca programem może przekazać wykonywanie części swoich zadań Instytucjom Pośredniczącym (IP), a te dalej – Instytucjom Wdrażającym (IW). Każda z nich ponosi odpowiedzialność za przypisany sobie zakres obowiązków, bez względu na to, kto je faktycznie wykonuje. Oznacza to, że Instytucja Zarządzająca, powołując Instytucję Pośredniczącą, przekazuje jej część zadań i odpowiedzialności za ich realizację. Nadal jednak pozostaje odpowiedzialna za całość programu. Podobna sytuacja dotyczy powołania Instytucji Wdrażającej przez Instytucję Pośredniczącą. Warto także zaznaczyć, że zgodę na ustanowienie IW musi wyrazić także Instytucja Zarządzająca, jako odpowiedzialna za całość systemu w ramach właściwego programu.
Instytucja Pośrednicząca
Rolę Instytucji Pośredniczącej mogą pełnić wyłącznie jednostki sektora finansów publicznych. Zakres jej obowiązków określa umowa lub porozumienie. Mogą to być na przykład zadania związane z zarządzaniem i wdrażaniem części programu dotyczącej określonej tematyki, w której specjalizuje się dana instytucja, np. ochrony środowiska, rozwoju przedsiębiorstw czy budowy dróg.
Przykładowe zadania Instytucji Pośredniczącej to:
- zarządzanie poszczególnymi priorytetami programu,
- przygotowanie na podstawie wytycznych Instytucji Zarządzającej szczegółowych kryteriów wyboru projektów w ramach poszczególnych priorytetów,
- przygotowanie opisu własnego systemu zarządzania i kontroli,
- wybór projektów do dofinansowania zgodnie z kryteriami oraz podpisywanie umów z beneficjentami,
- zapewnienie zgodności projektów z zasadami wspólnotowymi i krajowymi,
- weryfikacja poprawności i zgodności z prawem wydatków ponoszonych przez beneficjentów,
- prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji poszczególnych priorytetów,
- rozliczanie umów z beneficjentami,
- monitorowanie realizacji umów o dofinansowanie projektów,
- monitorowanie realizacji wskaźników,
- prowadzenie kontroli realizowanych projektów,
- przygotowanie sprawozdań z realizacji poszczególnych priorytetów,
- ewaluacja poszczególnych priorytetów,
- prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych,
- przechowywanie dokumentacji związanej z wdrażaniem programu przez 3 lata od daty jego zamknięcia.
Dla realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego wyznaczono następującą Instytucję Pośredniczącą: Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku.
Zasady powoływania i funkcjonowania instytucji w programie określa Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027.
